Критерии выбора площадки для проведения мероприятия

Опубликованно 21.07.2022 17:36

От правильно выбранного места для проведения публичного мероприятия во многом зависят его итоги. Специальные информационные сервисы сегодня помогают быстро, в режиме онлайн, подобрать конференц-зал в Москве https://usetobook.com/objects?objectRoomTypeID=1 или Подмосковье по ряду четких и понятных критериев - вместимости, району города или пригорода, типу рассадки и размещения гостей и др.

На какие вопросы нужно ответить для подбора площадки под публичное мероприятие

Чтобы не ошибиться с выбором площадки, определитесь с программой мероприятия и его продолжительностью, количеством гостей и бюджетом. Решите, в городе или за городом вы хотите собрать участников события, подумайте, как они будут добираться до места проведения, как организовать питание.

Если программа рассчитана на несколько часов, рассматривать загородные варианты проведения нелогично - больше времени участники потратят на дорогу. А вот если вы планируете крупный форум на несколько дней, с большим количеством тем и спикеров, стоит подумать о загородном отеле, где гости смогут лучше познакомиться и глубже погрузиться в тему мероприятия.

Если большинство гостей прибудет на личном транспорте, важно решить вопрос парковки (или как минимум предупредить, что участникам придется решать этот вопрос самостоятельно). Если гостей с личным транспортом немного (например, большинство участников прибудет из других городов и стран), скорее важна транспортная доступность в принципе (близость метро или транспортных развязок, возможность организовать трансфер из аэропорта и т. п.).

Даже если вы приглашаете гостей на презентацию на пару часов, правилом хорошего тона считается кофе-брейк или welcome-coffee. Если участники проведут на вашем мероприятии целый рабочий день, нужно организовать обед, причем сытный, даже если это будет фуршет.

После того как вы ответите на все эти вопросы, считайте гостей, согласуйте бюджет и ищите площадку.

Техническое оснащение

При выборе конференц-зала обязательно обращайте внимание на освещенность и наличие климат-контроля. Гостям должно быть максимально комфортно, в этом случае вероятность достигнуть поставленных перед мероприятием задач повышается. Для больших залов нужны хорошо работающие микрофоны, чтобы спикеров было слышно, и современные проекторы для эффективных презентаций. Если вы планируете подключать кого-то удаленно, убедитесь, что все хорошо с интернет-соединением и связью.

Категория: Новости